Relaterede cases

case video

Gentofte Fjernvarme - visuel aftale
iPad applikation til at skabe tryghed og procesoptimering

Når en borger skal have fjernvarme, føres der en såkaldt stikledning fra vejen og ind til det pågældende hus.
Før det kan ske, skal der foreligge en aftale med borgeren, samt informationer omkring hvordan huset forbindes med det øvrige fjernvarmenet.

Gentofte Fjernvarme kom til os med med et ønske om at få optimeret på deres proces, hvor de laver installationsaftaler med borgerne.
Aftalen indeholder informationer, der efterfølgende videregives til de entreprenører, der skal udføre det faktiske grave- og installationsarbejde.
Det informations- og aftalegrundlag der går forud for entreprenørernes arbejde hedder en stikaftale.

Gentofte Fjernvarme har tidligere udfyldt stikaftaler i papirform ude hos borgerne. Efterfølgende når konsulenten kom tilbage på sit kontor skulle diverse informationer og digitalkamerabilleder kædes sammen manuelt, ofte med et svingende resultat grundet manglende informationer.


Eksempel på den tidligere fysiske stikaftaleseddel


Vores værktøjsudvikling tager ofte afsæt i excel- eller deciderede fysiske ark, der skal udfyldes - som det var tilfældet med Gentofte Fjernvarme, hvilket kun gør vores arbejde lettere og mere konkret.
Gentofte Fjernvarme har igennem lang tid arbejdet med den fysiske seddel, så udgangspunktet var at få gjort papiret digitalt (og tilføre det mere værdi med flere funktioner), da den fysiske løsning allerede indeholdte mange af de nødvendige informationer.





Highlights fra værktøjet


- Tag billeder og foretag annotationer direkte der på - eller benyt gemte billeder som f.eks. fra GIS kort.

- Kommenter på hvert billede.

- Opdater kontaktinformationer på borgerne.

- Underskriftsfelt i bunden til borger og konsulent.

- Konsulent, borger og administration modtager en kopi af stikaftalen så snart den er afsendt.

- Applikationen kan benyttes offline (uden adgang til internettet) og synkroniserer automatisk efterfølgende.

- Værktøjet er integreret med et større CRM system.





Effektivisering af arbejdsprocesser

Her er nogle af de større indvirkninger som vores udviklede stikaftale applikation har haft for Gentofte Fjernvarme:

  • Sagsbehandling er blevet reduceret: information og billeder bliver automatisk kædet sammen.
  • Automatisk levering af informationer til borgeren, konsulenten og administrationen med det samme.
  • Bedre sikring af informationsoverlevering fra én medarbejder til den næste.
  • Informationer går ikke tabt.
  • Forebygning og mindskning af klagesager, da borgeren har et meget bedre forståelsesgrundlag for hvad der kommer til at ske med huset.

Da det er en visuel aftale der udarbejdes - præget af mange billeder med stregskitser og tilhørerne kommentarer, får montøren/entreprenøren et solidt udgangspunkt til at strukturere og udføre arbejdsopgaver ud fra.

Overlevering fra konsulent til entreprenør bliver også kraftigt optimeret, da alt foregår digitalt og på stedet - der går ikke informationer tabt undervejs.

Totalafdækning af kunden ved første besøg

Værktøjet sikrer også at konsulenten får stillet de rigtige spørgsmål ude hos borgeren.

Ligesom en kontaktformular, som man kender det fra diverse hjemmesider, har vores udviklede værktøj også validering. Det vil sige at konsulenten ikke kan få lov til at gemme og sende den pågældende aftale, uden at der er taget stilling til en række obligatoriske punkter.
De informationer er grundlæggende nødvendige for at entreprenørerne kan udfører deres arbejde - igen handler det om effektivitet ved at få komplet afdækket kunden allerede ved første besøg.



Borgerindragelse, forståelse og tryghed

Når en sådan aftale indgås, er det afgørende at begge parter er enige og indforstået med fremgangsmåde og konsekvenser af det arbejder der ligger forude.
Det er ikke enkelt at forstå hvilke konsekvenser det vil få at der kommer fremmede mennesker og foretager installationen i dit ens hjem. Så det handler i høj grad om at danne bro mellem konsulentens faglige viden og borgerens opfattelse af hvad der kommer til at ske.

Ved at tage en meget visuel indgangsvinkel til stikaftalen kommer borgeren og konsulenten på samme side og der opstår gensidig forståelse for hvordan processen gribes an.

Så udover effektivisering af arbejdsgange og forbedring af service, skaber konsulentværktøjet også tryghed for borgerne.

Øvrigt arbejde for Gentofte Fjernvarme

Vi har også lavet videoer og beregnere mm. for Gentofte fjernvarme. Klik her for at se projekterne

Cases thumbnails